В договоре должен быть примерно такой пункт: «Заложенное имущество находится (хранится) на складе (указываются его координаты)». Ведь закладываемое имущество может храниться в разобранном виде да еще в разных местах.
Если помещение арендуется, то делается запись: «Договор аренды прилагается». Надо помнить, что такие договоры могут быть просрочены.
Если у клиента есть имущество, которое находится на чужом складе, - это не препятствие для заключения договора залога. Можно пойти на риск, если владелец склада честно выполняет взятые на себя обязательства, но не хочет оформить договор хранения. В этом случае законодателю и владельцу помещения следует составить документ, в котором указать: находящееся на складе имущество принадлежит залогодателю, и все расчеты между ними урегулированы полностью (про запас берутся две недели со дня окончания договора залога) и что в случае неисполнения обязательств по кредиту договора это имущество передается для реализации банку.
Цель этого акта: в случае исчезновения залогодателя и перехода прав на заложенное имущество к банку охранить имущество бывшего залогодателя от посягательств владельца помещения. В акте надо оговорить право представителя банка на помещение склада и на недельный срок для вывоза имущества.
В 99 случаях из 100 закладываемое имущества оформляется «упрощенным» способом: номер по порядку, сокращенное наименование (например, станок сверлильный), количество, цена. Теоретически целесообразно создание универсальной формы описи закладываемого имущества на базе анализа бухгалтерской документации для учета основных фондов и готовой продукции. Однако если по формальным соображениям в нее включить и такие реквизиты, как завод – изготовитель, коды отправителя, поставщика, вида операции, аналитического учета и т.п., корреспондирующие счета, субсчета, амортизация, то получится громоздкая форма, пользоваться которой будет трудно. Поэтому рекомендуем использовать только те параметры, которые в отдельности не столь полно детализируют предмет залога, но в совокупности с другими позволяют его конкретизировать, что очень важно в конфликтной ситуации.
К таким параметрам можно отнести инвентарный и \или заводской номер (номер, паспорт), наименование закладываемого имущества (тип \марка, дата выпуска, дата ввода в эксплуатацию). Эти даты часто не совпадают – ведь многое из оборудования, техники раньше бралось «про запас». Теперь, при наличии налога на имущество его консервация может стоить дорого. Надо указывать первоначальную (покупную) стоимость. Рекомендуем внести графу «Примечание», где указывать количество ремонтов, модернизации, консервации, степени износа, морального износа (ремонтопригодности).
Опись имущества дается в приложении, которое является неотъемлемой частью договора залога. Опись подписывается руководителем организации-залогодателя, главным бухгалтером, руководителями подразделений, за которыми закреплено имущество. Подписи скрепляются печатью. Первый экземпляр передается залогодержателю.